ЭТрН: как работает электронная транспортная накладная

ЭТрН — это электронная транспортная накладная, которая используется при перевозке груза. Она фиксирует сведения о грузе, отправителе, перевозчике, получателе, маршруте и подтверждает основные действия участников перевозки.
Главный смысл ЭТрН не только в отказе от бумаги. Документ проходит понятный электронный маршрут: создаётся, подписывается, передаётся между участниками и сохраняется в архиве. Если этот порядок настроен правильно, компания быстрее закрывает перевозки и лучше контролирует документы.

Электронная транспортная накладная отражает основные данные по перевозке: грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика, груз, пункт отправления, пункт доставки, транспорт и условия перевозки.
По сути, ЭТрН связывает три действия: передачу груза отправителем, принятие груза перевозчиком и получение груза конечной стороной. Поэтому документ важен не только для логистики, но и для бухгалтерии.
Если в накладной неверные данные, ошибка идёт дальше по всей цепочке. Неправильный ИНН, адрес доставки, наименование груза или сведения о перевозчике могут привести к исправлениям и задержке подписания.

В стандартном процессе участвуют грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Каждый выполняет свою часть действий и подтверждает её квалифицированной электронной подписью.
Грузоотправитель обычно создаёт документ и заполняет сведения о грузе, маршруте и участниках перевозки. Перевозчик проверяет данные и подтверждает принятие груза. Грузополучатель после доставки подтверждает получение или фиксирует замечания. После этого перевозчик подтверждает выгрузку груза и заканчивает документооборот.

Процесс подписания может существенно различаться в зависимости от того, есть ли у вас компьютер и работаете ли вы с наёмными сотрудниками.
Прежде чем перейти к различиям, рассмотрим базовый алгоритм подключения, который касается абсолютно всех:
Шаг 1. Получение электронной подписи. Для руководителя организации или ИП необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Без неё подписание электронных накладных невозможно.
Шаг 2. Выбор оператора ИС ЭПД. Напрямую к ГИС ЭПД подключиться нельзя — только через аккредитованных операторов из реестра Минтранса. Популярные варианты: «Контур», «Такском», «Калуга Астрал», «1С-ЭПД» и другие.
Шаг 3. Настройка рабочего места. Здесь начинаются различия в зависимости от вашей технической оснащённости и наличия сотрудников.

Это сценарий для ИП, который сам за рулём, без компьютера/ноутбука, но со смартфоном. Казалось бы, как подписывать электронные документы без техники? Решение - мобильное приложение оператора ИС ЭПД и мобильная квалифицированная электронная подпись.
Как это работает:

1. Скачиваете приложение «Госключ» и подтверждаете личность в МФЦ или банке.
2. Выпускаете в ФНС бесплатную электронную подпись (УКЭП) в Госключе.
3. В мобильном приложении получаете Заказ-заявку и ЭТрН.
4. Подписываете ЗЗ и ЭТрН электронной подписью ИП на телефоне на погрузке и выгрузке.
5. QR-код формируется в мобильном приложении.

Не надо возить с собой ноутбук или просить родственников подписать ЭТрН с компьютера. Все подписание – на смартфоне!
Важно уточнить у оператора, есть ли у него приложение для iOS/Android и поддерживает ли оно полный цикл работы с ЭТрН с подписанием через Госключ.

При этом сценарии перевозчик или возит с собой ноутбук или постоянно на связи с тем, кто за компьютером, и подпишет за него ЭТрН на погрузке и выгрузке.
Что нужно:

1. Компьютер с доступом в интернет.
2. Установленный криптопровайдер (например, «КриптоПро CSP») для работы с электронной подписью.
3. Установленный сертификат УКЭП на компьютере.
4. Договор с оператором ИС ЭПД.
5. Смартфон с установленным мобильным приложением оператора ИС ЭПД.

Как это работает:
✅ Заявку подписывает квалифицированной электронной подписью перевозчика тот, кто за компьютером.
✅ На погрузке ЭТрН сверяет с грузом и подтверждает в мобильном приложении непосредственно водитель простой электронной подписью (оставляет замечания при наличии).
✅ После водителя на компьютере ЭТрН подписывают квалифицированной электронной подписью перевозчика. Формируется QR-код в приложении.
✅ На выгрузке, после подписания ЭТрН грузополучателем, водитель подтверждает ее в мобильном приложении простой электронной подписью.
✅ После водителя на компьютере ЭТрН подписывают квалифицированной электронной подписью перевозчика.

В данном случае водителям потребуются смартфоны с установленным мобильным приложением оператора ИС ЭПД, где они могут оставлять замечания по грузу и подтверждать накладную простой электронной подписью (формируется при входе в приложение по номеру телефона). Само же подписание ЭТрН квалифицированной подписью Перевозчика происходит на компьютере. После этого же и формируется QR-код, который водители показывают сотрудникам ГИБДД.

Самый непростой сценарий, требующий выпуска электронной доверенности (МЧД) на водителей, мобильных подписей на их смартфонах, и основанный на доверии к этим водителям, т.к. они будут подписывать ЭТрН от имени перевозчика. Кроме того, важно убедиться, что мобильное поддерживает полный цикл работы с ЭТрН с подписанием через Госключ.
Если компания хочет настроить процесс без лишних ошибок, Налоговый вестник помогает подключить электронную транспортную накладную и подготовить участников к работе с ЭТрН.

Есть ли переходный период после 01.09.2026?
Нет. Дополнительный переходный период Федеральным законом N 140-ФЗ не установлен.
Можно ли подключиться к ГИС ЭПД напрямую?
Нет. Обмен ЭПД и направление их в ГИС ЭПД осуществляются через ИС ЭПД операторов (Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ, статья 18.1)
Обязательна ли ЭТрН при перевозке груза автомобилем массой до 3,5 тонн?
Да, если заключается договор перевозки груза. Ограничение по массе относится к внесению в Реестр перевозчиков с 1 марта 2027 по Федеральному закону N 520-ФЗ, а не к обязанности оформлять транспортную накладную.
Распространяется ли обязательная ЭТрН на перевозку по договору возмездного оказания услуг?
Позиция Минтранса такая: если фактически оказывается услуга по перевозке груза, то это не договор оказания услуг (глава 39 ГК РФ). Это либо договор перевозки (глава 40 ГК РФ и Устав автомобильного транспорта) либо договор транспортно-экспедиционных услуг (глава 41 ГК РФ и Федеральный закон N 87-ФЗ).
Что делать при нестабильном доступе к интернету в точке погрузки или в пути?
Это само по себе не должно препятствовать оформлению ЭПД. Документы могут быть сформированы в иной точке и переданы водителю для предъявления при проверке (Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 N 931; постановление Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090, пункт 2.1.1).
Как водитель может предъявить ЭПД при проверке на дороге?
Водитель вправе предъявить в виде электронного документа или его копии в бумажном виде (Постановление Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090, пункт 2.1.1).
Важно! До 1 марта 2027 действует послабление: при предъявлении водителем перевозочных документов на бумаге, сотрудник МВД/Ространснадзора ограничивается устным замечанием ( ст. 2.9 КоАП РФ), материал об административном правонарушении по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ не составляется.
Может ли водитель подписывать ЭТрН простой электронной подписью?
Да, водитель может использовать ПЭП (простую электронную подпись) при условии последующего подписания ЭТрН УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью) перевозчика (Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200, пункт 110; подпункт б) пункта 3 Приложения 1 ППРФ 931).
Можно ли оформить одну ЭТрН на несколько партий груза?
Можно в случае если эти партии груза следуют в одном транспортном средстве и отправляются от одного грузоотправителя  для одного грузополучателя из одного места погрузки в одно место выгрузки (Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200, пункт 10).
Нужно ли оформлять транспортную накладную при перевозке собственного груза собственным транспортом?
Нет, так как договор перевозки в этом случае не может быть заключен между одним и тем же лицом (Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ, статья 6, статья 8; статья 785 ГК РФ)